Quando si pianificano le riunioni, è possibile controllare le pianificazioni degli invitati, prenotare sale e risorse, configurare riunioni online e tenere traccia delle risposte degli invitati.
Procedura
- Dal calendario, fare clic su Nuovo. Se necessario, selezionare Riunione nel campo Cosa.
- In Oggetto, immettere una breve descrizione della riunione.
Nota: per assegnare la riunione a una categoria, fare clic su Categoria e selezionare una o più categorie. Per aggiungere una categoria, digitarne il nome e fare clic su Aggiungi.
- Per il campo Obbligatorio, specificare gli invitati principali, immettendo uno o più indirizzi email e nomi di gruppi.
Nota: per aggiungere gli invitati ricercandone i nomi tra i propri contatti, nella directory di Domino sul proprio server di posta o in un catalogo di directory, fare clic su Obbligatorio,
selezionare la directory in cui eseguire la ricerca, immettere un nome e fare clic su Cerca, quindi selezionare il nome tra i risultati e fare clic su Obbligatorio:>>.
Nota: per aggiungere gli invitati facoltativi, fare clic su Facoltativo.
Per inviare ad altri utenti una notifica relativa alla riunione, fare clic su FYI.
Quindi per aggiungere invitati facoltativi o FYI, seguire le istruzioni precedenti per la specifica o la ricerca dei nomi degli invitati.
- Specificare la data, l'ora di inizio e l'ora di fine.
Nota: per controllare il tempo libero degli invitati, fare clic su Trova tempo disponibile. Utilizzare questa opzione per selezionare un orario consigliato per la riunione o per ricercare gli orari in cui tutti gli invitati sono liberi.
Nota: per selezionare un fuso orario alternativo per l'ora di inizio, l'ora di fine o entrambe, fare clic su Mostra fusi orari.
- Opzionale: Effettuare una delle seguenti operazioni:
- Per ripetere la riunione, fare clic su Ripetizioni e specificare le impostazioni di ripetizione come la frequenza e la durata.
- Immettere una località per la riunione.
- Per prenotare una sala o una risorsa (se le prenotazioni sono consentite per la propria organizzazione), fare clic su Sale o Risorse.
- Per aggiungere informazioni sulle conference call al campo Località o nel corpo dell'invito alla riunione, fare clic su Numero chiamata.
Quindi, per visualizzare le informazioni sulla chiamata solo nel corpo dell'invito alla riunione, deselezionare l'opzione Includi informazioni sulla conference call in Località.
Nota: l'opzione Numero chiamata è visualizzata solo se nelle preferenze delle riunioni del calendario sono specificate le informazioni sulla conference call.
- Per aggiungere informazioni sulla riunione online all'invito per la riunione, fare clic su Riunione online e, se necessario, selezionare il servizio per la riunione utilizzato dalla propria organizzazione, quindi specificare i dettagli della riunione online
per il servizio.
- Per impostare un avviso per la riunione, selezionare Ricordamelo e selezionare un orario per l'avviso.
- Per ricevere un avviso per ogni invitato che risponde, selezionare Risposta alla richiesta.
Suggerimento: se si invia un invito a una riunione a un numero elevato di persone, considerare la deselezione dell'opzione Risposta alla richiesta. Questa opzione infatti rende l'invito un invito diffuso e invece di rispondere gli invitati potranno o meno aggiungere la riunione ai loro calendari.
Suggerimento: se è necessario controllare il volume delle risposte nella casella di posta in arrivo anche se il numero di invitati è inferiore, fare riferimento alla preferenza di visualizzazione del calendario Tipi di avvisi per le riunioni da visualizzare nella Posta in arrivo e selezionare l'opzione Tutto tranne le risposte. È quindi possibile tenere traccia delle risposte degli invitati dalla riunione stessa selezionando senza visualizzare gli avvisi delle risposte nella posta in arrivo.
- Per aggiungere una voce della riunione per l'invito al calendario, ma mantenere il periodo temporale aperto per la pianificazione del tempo libero, selezionare Disponibile nel campo Mostra come.
- Per impedire che le persone che hanno accesso al proprio calendario leggano la voce della riunione, selezionare Contrassegna come privato. Le persone che possono gestire il proprio calendario possono visualizzare gli orari ma non il contenuto delle voci private.
- Specificare le informazioni sulla riunione come agenda nel corpo dell'invito alla riunione.
- Per aggiungere file come presentazioni all'invito alla riunione, fare clic sull'intestazione Allegati, fare clic sull'icona Seleziona file accanto all'intestazione e selezionare uno o più file da allegare.
- Per specificare le opzioni standard di consegna della posta, fare clic su Opzioni di consegna.
- Fare clic su una delle seguenti opzioni:
- Salva e invia inviti per inviare l'invito e aggiungere una voce della riunione per l'invito al calendario.
- Salva come bozza per salvare il lavoro nell'invito da aggiornare e inviare in un secondo momento.
