Visualizzazione delle persone disponibili per le riunioni

Quando si pianifica una riunione, è possibile controllare quando gli invitati sono disponibili.

Informazioni su questa attività

La disponibilità degli invitati per le riunioni si basa sulle pianificazioni del loro tempo libero e sulle voci presenti sui calendari. Grazie al widget Scheduler dinamico, è possibile con semplici operazioni di trascinamento e rilascio selezionare un orario per la riunione che risponda alle pianificazioni dei partecipanti. Gli orari che vanno bene per tutti i partecipanti alla riunione saranno riportati in base alla data nel pannello Orari consigliati dello scheduler e con i segni di spunta sulle colonne nella griglia temporale.

Lo scheduler dinamico consente inoltre di pianificare una riunione dalla casella di posta in arrivo mentre si leggono le email. Fare clic con il tasto destro del mouse su un documento e selezionare Trova orario disponibile per aprire il nuovo scheduler. Selezionare l'orario e fare clic su Crea riunione per pianificare l'evento.

Procedura

Quando si pianifica una riunione o un evento, aggiungere gli invitati e prenotare una sala o le risorse.
Fare clic su Trova orario disponibile accanto ai campi Inizia e Finisce della riunione.
Per selezionare un orario per la riunione:
- Selezionare un orario nel pannello Orari consigliati oppure
- Fare clic sulla barra temporale e trascinarla nell'intervallo di tempo desiderato. Se la barra temporale è verde, tutti gli invitati saranno disponibili per quell'intervallo orario selezionato. Se invece la barra è rosa, saranno disponibili soltanto alcuni degli invitati. Infine se la barra è grigia, allora non vi saranno informazioni sul "tempo libero" disponibili. È inoltre possibile rilasciare la barra temporale sul bordo di un giorno per visualizzare la griglia temporale in modalità 24 ore.
  Nota: gli invitati il cui tempo libero non è disponibile o è limitato saranno considerati disponibili quando si calcola chi può partecipare alla riunione in corso di pianificazione.
  
  Nota: l'intervallo orario predefinito per gli orari suggeriti per una riunione è quattro giorni. Se gli orari delle riunioni visualizzati nel pannello Orari consigliati non vanno bene per la propria riunione, fare clic su Mostra altro nel pannello in modo da visualizzare altri orari per i successivi tre giorni. In questo modo nel calendario saranno visualizzati altri tre giorni.
se si trova un orario che va bene per tutti ma non per sé, sarà possibile passare con il mouse sull'evento in conflitto nella griglia del calendario per visualizzare i dettagli. In base a tali informazioni, sarà quindi possibile decidere di pianificare la riunione e ripianificare l'evento in conflitto per un altro momento. Questa opzione è disponibile solo per i presidenti di riunione e per i responsabili che hanno l'opzione di visualizzare i dettagli del tempo libero dei dipendenti. L'orario disponibile selezionato sarà visualizzato nella finestra di dialogo, prima del pannello Orari consigliati.
Fare clic su OK per salvare l'orario selezionato nell'invito.

Operazioni successive

È possibile apportare modifiche all'elenco di invitati nel widget dello scheduler:

Aggiungere i singoli invitati. Nella griglia del calendario, fare clic con il tasto destro del mouse in un punto qualsiasi della lista invitati e selezionare Aggiungi invitato. Nella finestra di dialogo Aggiungi invitato, selezionare il tipo di invitato (richiesto, facoltativo, sala o risorsa). Quindi, fare clic nel campo dell'indirizzo e selezionare un indirizzo dai contatti facendo clic sul pulsante accanto al campo.
Rimuovere gli invitati. Deselezionare la casella di spunta accanto a una persona, una sala o una risorsa oppure fare clic con il tasto destro del mouse su di essa e selezionare Rimuovi invitato.
È inoltre possibile escludere gruppi. Ad esempio, per escludere tutti gli invitati facoltativi, deselezionare la casella di spunta accanto a Facoltativo.