I documenti vengono archiviati per gestire la dimensione del proprio file di posta.
L'archiviazione consente di liberare spazio e migliora le prestazioni della propria casella di posta.
Essa è particolarmente utile per i file di posta di grandi dimensioni. È possibile archiviare i messaggi, gli appunti e i documenti. L'archivio rispecchia il proprio file di posta e include tutte le stesse viste e cartelle. È disponibile anche la maggior parte delle schede, tranne la pagina di benvenuto e Contatti.
È possibile definire come e quando eseguire l'archiviazione utilizzando una serie di regole dette criteri di archiviazione.
Nota: l'amministratore potrebbe aver impostato una politica che controlla le proprie opzioni di archiviazione.
È possibile visualizzare gli archivi creati utilizzando il client HCL Notes. Se l'archiviazione viene eseguita sul server, facendo clic su una delle voci secondarie di Archiviazione in iNotes o Notes sarà aperto il database di archiviazione creato da tale criterio sul server su cui è presente il database. Se invece l'archiviazione viene eseguita in locale, l'archivio sarà "locale" sul desktop e non locale rispetto all'account di posta. Pertanto, gli archivi creati mediante il client Notes possono essere visualizzati sia in Notes che in iNotes, ma sarà possibile accedervi solo dal client
da cui sono stati creati.
È possibile eseguire l'archiviazione sia sul server home che in locale sulla propria workstation. Di seguito sono riportati alcuni aspetti da considerare quando si decide dove eseguire l'archiviazione:
Archiviazione basata su server:
- Un amministratore deve abilitare l'archiviazione sul server.
- È possibile eseguire l'archiviazione manualmente o automaticamente in base all'età del documento.
Archiviazione locale:
- È necessario eseguire l'archiviazione manualmente.
- È possibile eseguire l'archiviazione mentre si lavora offline.
- Disponibile solo su Microsoft Internet
Explorer e Mozilla Firefox su Microsoft Windows.
I documenti da archiviare sono determinati in due diversi modi: selezionandoli singolarmente o eseguendo l'archiviazione automatica in base all'età del documento. Di seguito sono riportati alcuni elementi da prendere in considerazione:
- Se l'archiviazione viene eseguita in locale sulla propria workstation, sarà necessario archiviare manualmente.
- Se invece l'archiviazione viene eseguita sul server home, sarà possibile archiviare manualmente o definire una serie di criteri (ad esempio, tutti i documenti non modificati da 90 giorni) e i documenti saranno archiviati automaticamente in modo da rispondere a tali criteri.
Esistono due metodi per archiviare un documento:
- Memorizzazione del documento in un file di archivio, con conseguente eliminazione del file di posta.
- Semplice eliminazione del documento.
